چه قصد راه اندازی یک وب سایت کاملاً جدید را داشته باشید و چه بخواهید سایت فعلی خود را بازطراحی (Redesign) کنید، یکی از بهترین راه ها برای یافتن یک آژانس یا تیم طراحی واجد شرایط و حرفه ای در ایران، استفاده از سند درخواست پروپوزال طراحی وب سایت یا همان RFP (Request For Proposal) است.
از طریق یک RFP موثر و اصولی، می توانید به شرکت ها و آژانس هایی که به پروژه شما علاقه مند هستند دسترسی پیدا کنید و سپس با بررسی پیشنهادهای دریافتی، بر اساس زمان بندی، بودجه و سایر عوامل کلیدی، بهترین گزینه را برای همکاری انتخاب کنید.
در این مقاله از دانش وب (ارائه دهنده تخصصی خدمات طراحی سایت و سئو)، ما تمام مواردی که باید در مورد یک RFP وب سایت بدانید را پوشش خواهیم داد؛ از جمله یک راهنمای گام به گام برای نحوه ایجاد آن.
کارشناسان ما در «دانش وب» طی سال ها فعالیت، صدها سند RFP و نیازمندی های پروژه را بررسی کرده اند و اکنون آماده اند تا نکات طلایی و تجربیات خود را با شما به اشتراک بگذارند!
RFP وب سایت چیست؟
درخواست پروپوزال وب سایت (RFP) در واقع یک دعوت نامه رسمی و مکتوب است که از آژانس های طراحی سایت و توسعه دهندگان می خواهد تا برای انجام پروژه وب سایت شما پیشنهاد (Bid) و قیمت خود را ارسال کنند. در ادبیات کاری ایران، گاهی به این سند «سند نیازمندی های پروژه» (PRD) نیز نزدیک است، اما RFP بیشتر روی دریافت پیشنهاد مالی و اجرایی تمرکز دارد.
یک RFP وب سایت معمولاً الزامات و جزئیات پروژه را مشخص می کند؛ یعنی همان مواردی که آژانس ها باید هنگام تنظیم پروپوزال اختصاصی خود برای شما در نظر بگیرند. این موارد شامل چالش های فعلی وب سایت شما، اهداف تجاری، بودجه و الزامات فنی (مثل سیستم مدیریت محتوا، زبان برنامه نویسی و غیره) است.
تصویری از جلسه یک تیم طراحی سایت که در حال بررسی سند RFP وب سایت، وایرفریم ها و برنامه ریزی پروژه در یک فضای کاری مدرن هستند.
انواع RFP طراحی وب سایت
به طور کلی، سه نوع مختلف از RFP برای پروژه های تحت وب وجود دارد: مواردی که به طراحی وب سایت از پایه می پردازند، مواردی که بر بازطراحی (Redesign) متمرکز هستند و مواردی که صرفاً به توسعه و برنامه نویسی اختصاص دارند.
۱. RFP طراحی سایت (Website Design RFP)
یک RFP طراحی وب سایت می تواند به درخواست پروپوزال برای یک پروژه کامل (از صفر تا صد) اشاره داشته باشد، یا فقط برای یک فاز خاص از طراحی (مثلاً فقط بخش گرافیک).
برای مثال، اگر شما در شرکت خود یک تیم برنامه نویسی دارید و فقط برای بخش رابط و تجربه کاربری به کمک نیاز دارید، توصیه می کنیم عنوان سند خود را «درخواست پروپوزال طراحی UI/UX وب سایت» نام گذاری کنید تا نوع خدمات درخواستی کاملاً مشخص باشد.
۲. RFP بازطراحی وب سایت (Website Redesign RFP)
این نوع RFP توصیف می کند که وب سایت فعلی شما چگونه و تا چه حد باید تغییر کند. در این سند باید نقاط ضعف (Pain points) و مشکلات فعلی سایتتان را به وضوح تعریف کنید؛ همچنین مشخص کنید که می خواهید کدام بخش ها را نگه دارید و کدام قسمت ها نیاز به بهبود یا تغییر اساسی دارند.
این نوع RFP نیز باید شامل جزئیاتی در مورد محدوده پروژه، بودجه، زمان بندی و سایر عوامل کلیدی باشد. (مثلاً تغییر قالب فعلی وردپرس به یک قالب اختصاصی).
۳. RFP توسعه وب سایت (Website Development RFP)
این سند، پشتیبانی و نیازمندی های شما در مراحل برنامه نویسی و توسعه سایت را مشخص می کند؛ از مشاوره فناوری و انتخاب زیرساخت گرفته تا اجرای کدهای بک اند و فرانت اند.
یک تیم طراحی و توسعه وب که سه نوع پروژه شامل طراحی سایت، بازطراحی سایت و توسعه وب سایت را در یک فضای کاری مدرن بررسی می کنند.
چگونه یک RFP طراحی سایت بنویسیم؟
ایجاد یک RFP جامع ممکن است کاری دلهره آور به نظر برسد، به خصوص اگر برای اولین بار است که این فرآیند را در کسب وکار خود تجربه می کنید. برای کمک به ساده سازی این روند، کارشناسان «دانش وب» یک ساختار دقیق را آماده کرده اند که شامل جنبه های ضروری هنگام درخواست پروپوزال از آژانس های دیجیتال است:
۱. پیشینه شرکت خود را بنویسید
یک نمای کلی از شرکت خود ایجاد کنید و در آن به صنعتی که در آن فعالیت می کنید، محصولات و خدماتی که ارائه می دهید و ارزش پیشنهادی منحصربه فرد برندتان (مزیت رقابتی شما در بازار ایران) اشاره کنید.
۲. یک خلاصه پروژه (Brief) ایجاد کنید
نمای کلی از پروژه خود ارائه دهید؛ پلتفرم فعلی وب سایت خود را نام ببرید، دلایلی که باعث شده به فکر سایت جدید بیفتید را ذکر کنید و بازه زمانی که برای تحویل پروژه در نظر دارید را مشخص نمایید.
۳. اهداف پروژه خود را فهرست کنید
چالش هایی که می خواهید حل کنید و اهدافی که می خواهید به آن ها برسید را به اشتراک بگذارید. از نقاط بولت دار استفاده کنید و سعی کنید تا حد امکان دقیق باشید. اهداف شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- ایجاد یک وب سایت مقیاس پذیر که همگام با رشد کسب وکار شما توسعه یابد.
- بهبود جایگاه و پوزیشن برند در بازار.
- داشتن یک سیستم مدیریت محتوای (CMS) با کاربری آسان.
- افزایش فروش آنلاین یا تولید لید (Lead Generation).
تصویری از یک تیم حرفه ای در حال تدوین RFP طراحی سایت که پیشینه شرکت، خلاصه پروژه و اهداف وب سایت را در یک جلسه کاری مدرن بررسی می کنند.
۴. محدوده پروژه (Scope) را مشخص کنید
فهرستی از خدماتی که می خواهید برون سپاری کنید را بنویسید؛ مانند طراحی رابط و تجربه کاربری (UX/UI)، توسعه وب سایت، سئو اولیه، تولید محتوا و غیره.
۵. ویژگی ها و امکانات مورد نیاز را لیست کنید
از عملکردهای فنی گرفته تا ویژگی های مارکتینگ و فروشگاهی، هر چیزی که نیاز دارید در وب سایت جدیدتان وجود داشته باشد را فهرست کنید (مثلاً اتصال به درگاه های پرداخت ایرانی، سامانه پیامکی، فیلتر پیشرفته محصولات و…).
۶. جزئیات بودجه را ارائه دهید
بودجه ای که برای پروژه وب سایت خود در نظر گرفته اید را به صورت شفاف (به تومان) بیان کنید.
۷. الزامات ارسال را مشخص کنید
نحوه دریافت پروپوزال ها از آژانس ها (مثلاً ارسال فایل PDF به ایمیل شرکت) و هرگونه اسناد اضافی که نیاز دارید (مثل رزومه اعضای تیم یا مجوزهای قانونی) را فهرست کنید.
۸. جزئیات تکمیلی را قید کنید
سایر جزئیات مهم را فراموش نکنید؛ مانند آخرین مهلت ارسال پروپوزال، معیارهای انتخاب برنده (مثلاً قیمت، کیفیت نمونه کارها، سرعت انجام) و تاریخی که آژانس برنده را اعلام خواهید کرد.
برنامه ریزی پروژه طراحی سایت، تعیین بودجه و امکانات روی میز کار با لپ تاپ و تبلت
مزایای صدور RFP برای پروژه وب سایت شما
تدوین و ارسال یک درخواست پروپوزال اصولی مزایای زیر را به همراه دارد:
- ایجاد شفافیت: یک RFP موثر به آژانس های طراحی سایت اجازه می دهد تا دقیقاً بفهمند شما به دنبال چه چیزی هستید و تعیین کنند که آیا تخصص و ظرفیت لازم برای ارائه آن را دارند یا خیر.
- گسترش دامنه انتخاب: شرکت ها و فریلنسرهای بی شماری در زمینه طراحی وب در ایران فعالیت می کنند. از طریق یک RFP، می توانید به آژانس های بیشتری دسترسی پیدا کنید و شانس خود را برای یافتن بهترین تیم (مثل تیم متخصص دانش وب) افزایش دهید.
- دریافت قیمت های دقیق تر: جزئیات موجود در RFP شما به آژانس ها اجازه می دهد تا برآوردهای مالی شفاف، دقیق و بدون هزینه های پنهان را برای پروژه شما ارسال کنند.
بهترین روش های (Best Practices) نگارش RFP از زبان متخصصان
در آژانس دانش وب، ما به طور مرتب درخواست های RFP را بررسی می کنیم تا مشخص کنیم آیا تیم داده محور و طراحی ما، گزینه مناسبی برای پروژه پیشنهادی هست یا خیر. پس از بررسی صدها درخواست، متخصصان ما می دانند که برای ایجاد یک RFP موثر چه چیزی لازم است:
۱. ساده و مستقیم بنویسید
اگرچه ممکن است وسوسه شوید که یک مقدمه پنج صفحه ای درباره تاریخچه برند خود بنویسید، اما بهتر است سریع تر به اصل مطلب بپردازید و RFP خود را ساده، واضح و مستقیم نگه دارید. بدترین RFP ها آن هایی هستند که مبهم، پیچیده و فاقد ارزش عملی باشند.
درست: “ما امیدواریم بتوانیم چشم انداز مشتریان، رقبا و تهدیدهای بازار را بهتر درک کنیم و بدانیم وب سایت ما چگونه می تواند در جریان کار مشتریانمان قرار بگیرد.”
غلط: “ما یک وب سایت خیلی خفن و شگفت انگیز می خواهیم!”
بررسی دقیق یک سند پروپوزال شفاف روی میز شیشه ای و دست دادن دو فرد حرفه ای در پس زمینه به نشانه توافق موفق
۲. یک بودجه واضح برای پروژه خود تعیین کنید
شاید احساس کنید با اعلام بودجه، اطلاعات زیادی را فاش می کنید؛ اما بیان یک بودجه مشخص در RFP به شما کمک می کند تا خیلی سریع آژانس هایی که با جیب شما هم خوانی ندارند را خط بزنید.
درست: “بودجه ما برای این پروژه ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان تعیین شده است که شامل هزینه های طراحی، توسعه و تست می شود. لطفاً ساختار تفکیک شده هزینه ها را برای هر فاز ارائه دهید.”
غلط: “انتظار داریم قیمت پروژه منصفانه باشد. لطفاً بهترین پیشنهاد خود را بفرستید.”
هزینه طراحی سایت بر اساس عوامل مختلفی (مثل قالب آماده یا اختصاصی بودن، امکانات، تعداد صفحات و…) متغیر است. یک RFP شفاف همیشه به دریافت دقیق ترین قیمت ها منجر می شود.
۳. اهداف خاص و محدوده کامل خود را مشخص کنید
قبل از اینکه شروع به نوشتن یک “لیست آرزوها” برای وب سایت جدید خود کنید، تعیین کنید که دقیقاً می خواهید وب سایت شما چه کاری انجام دهد. آیا باید به مشتریان آموزش دهد؟ آیا باید محصول بفروشد؟
درست: “هدف ما افزایش ۲۰% فروش محصولات با ایجاد یک وب سایت کاربرپسند است که به مشتریان اجازه می دهد به راحتی محصولات را مرور کنند، آن ها را به سبد خرید اضافه کرده و تراکنش ها را به صورت امن تکمیل کنند.”
غلط: “ما به یک سایت فروشگاهی جدید نیاز داریم که تمام امکانات لازم را داشته باشد.”
۴. سوالات درست بپرسید
در حین نوشتن RFP، ممکن است سوالاتی در مورد پلتفرم ها (مثل وردپرس یا کدنویسی اختصاصی) برایتان پیش بیاید. یک پرسشنامه کوتاه (حداکثر ۱۰ سوال باز) به سند خود اضافه کنید تا تخصص آژانس را بسنجید.
درست: “تاکنون چند وب سایت شرکتی با لاراول توسعه داده اید؟ با توجه به نیازمندی های ما، پیشنهاد می کنید روی وردپرس بمانیم یا پلتفرم را تغییر دهیم؟ چرا؟”
غلط: “آیا می توانید پروژه ما را انجام دهید؟ آیا با ترندهای جدید طراحی آشنا هستید؟”
بررسی نمودارهای بودجه بندی و چک لیست اهداف پروژه طراحی سایت روی تبلت در یک میز کار مدرن
۵. در مورد نقاط ضعف (Pain Points) خود صادق باشید
با چالش هایی که برندتان در حال حاضر با آن ها روبروست صادق باشید. آیا در جذب ترافیک مشکل دارید؟ آیا ناوبری سایت فعلی گیج کننده است؟
درست: “پیام رسانی ما در کانال های مختلف یکپارچه نیست و فکر می کنیم این موضوع ممکن است روی نرخ تبدیل کاربر به مشتری در سایت تاثیر منفی گذاشته باشد.”
غلط: “وب سایت ما فروش ندارد اما اصلاً نمی دانیم چرا.”
نتیجه گیری
یک RFP دقیق و موثر می تواند اطمینان حاصل کند که شما به آژانس های علاقه مند و متخصص دسترسی پیدا می کنید و در نهایت بهترین شریک را برای پروژه طراحی یا بازطراحی وب سایت خود برمی گزینید.
در دانش وب، ما به سرمایه گذاری زمان و تلاش خود برای تجسم یک راه حل وب سایت سفارشی که دقیقاً برای شما ساخته شده باشد، افتخار می کنیم. کارشناسان طراحی سایت و سئو ما می توانند پروژه رویایی شما را به واقعیت تبدیل کنند تا به شما در جذب مشتریان هدف و در نهایت تولید سرنخ (لید) و فروش بیشتر کمک کنند.
چه به دنبال یک وب سایت جدید از پایه باشید و چه بخواهید سایت فعلی خود را از نظر تجربه کاربری و سئو بهینه سازی کنید، متخصصان ما در «دانش وب» اینجا هستند تا یک راه حل کاملاً سفارشی و منطبق با هویت برند شما ارائه دهند. همین امروز RFP خود را برای ما ارسال کنید تا مسیر موفقیت آنلاین شما را با هم آغاز کنیم!